21 août 2019

Le registre unique du personnel existe-t-il encore ?

Le registre unique du personnel (RUP) fait partie des documents obligatoires lorsqu’une entreprise emploie du personnel. À l’heure numérique, il est surprenant de devoir utiliser un registre « papier », alors que les flux d’informations sont de plus en plus numérisés et issus du logiciel de traitement de la paie. Cela soulève quelques questions.

Le RUP existe-t-il encore ?

Oui, il suffit de consulter l’article L1221-13 du code du travail.
« Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés ».
L’employeur doit donc tenir un registre par établissement et non un seul pour l’entreprise (si celle-ci comporte plusieurs établissements). Il doit donc porter dans le registre, de façon indélébile et dans l’ordre d’embauche les informations concernant les salariés.

Que faut-il indiquer dans ce registre ?

Pour chaque salarié, quel que soit son contrat de travail, il faut indiquer les mentions définies aux articles D1221-23 et D1221-23-1 du code du travail. Les salariés directs de l’entreprise ne sont pas les seuls concernés, il faut aussi inclure les travailleurs temporaires, les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs. Mais le statut de salarié n’est pas le seul requis, les stagiaires et les personnes volontaires en service civique ont aussi leur place dans ce registre dans « une partie spécifique » (dont la forme n’est pas précisée…).

À quel moment ?

Les personnes sont à inscrire lors de l’embauche du salarié ou l’arrivée du stagiaire. Pour les événements postérieurs à l’embauche du salarié, ou à l’arrivée du stagiaire, les mentions sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent (notamment en cas de sortie de l’établissement).

Et si je ne le tiens pas ?

Non-tenu ou mal tenu, le risque est une sanction pénale (contravention de quatrième classe = 750 €) Mais, aussi, le délit de travail dissimulé n’est pas loin….

Si je le tiens bien, je suis donc en règle ?

Oui, presque, cela ne suffit pas car un certain nombre de documents doivent lui être annexés. Ce sont, par exemple :
– La copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers
– La copie des déclarations des travailleurs détachés accueillis par l’entreprise

À l’heure de la dématérialisation est-ce que je peux jeter mon vieux registre papier ?

Surtout pas, la forme par défaut est celle d’un bon vieux registre papier. Plus prudemment, l’exception est la dématérialisation sous contrôle de la CNIL (déclaration à fournir en cas de contrôle), du CSE, des fonctionnaires et des corps de contrôle (code du travail et code de la sécurité sociale). Toutefois, les garanties de contrôle équivalentes au registre papier doivent être maintenues. Le registre dématérialisé sera présenté dans les mêmes conditions et conservé pendant le même délai que le registre papier auquel il se substitue.
La possibilité de dématérialisation est donc subordonnée aux fonctionnalités de votre logiciel de paie. N’hésitez pas à consulter votre éditeur.

Attention : les fichiers de gestion du personnel informatisés ou papier sont concernés par le RGPD (Règlement général sur la protection des données). Le RGPD vise tous les traitements de « données à caractère personnel ».

Bon, alors quand pourrais-je le jeter ?

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement. Je ne pourrai donc m’en débarrasser que 5 ans après le départ de mon dernier salarié.